”Wij beslissen veel intuïtief”

De zaak draait op volle toeren. Wanneer bij evenementen als het WK voetbal de bal rolt, is het in de „Vogelbräu” in Karlsruhe al meer dan 40 jaar extra levendig, en ook de vestigingen in Durlach en Ettlingen profiteren daarvan. Ook in deze weken komen er weer heel wat fans naar eigenaar Rudi Vogel, die de wedstrijden samen willen beleven. Hoe groot de toeloop zal zijn, weet de horecaondernemer van tevoren echter nooit zo precies. ”Wij beslissen veel al naar gelang de situatie“, legt hij uit.

Daarin staan Rudi Vogel en zijn team niet alleen. Het WK 2026 brengt door bijzondere randvoorwaarden enkele onzekerheden met zich mee in de planning. Voor gastronomie en eventcatering betekent dat: niet elk evenement, dat in principe mogelijk zou zijn, laat zich ook betrouwbaar doorrekenen.

Veel onzekerheidsfactoren zijn niet pas met het WK ontstaan, waaronder stijgende kosten, wisselende gastenaantallen en, niet in de laatste plaats, het weer. Een goede planning blijft de basis. Maar doorslaggevend is in toenemende mate de flexibiliteit van de managers. Die begint bij aanpasbare concepten en reikt tot aan de cateringapparatuur.

Voor het WK 2026 komen daar nog verzwarende omstandigheden bij: een in vergelijking met eerdere toernooien bijzonder groot deel van de wedstrijden valt in de Duitse nacht. ”Het doorslaggevende punt zijn de speeltijden“, bevestigt Sebastian Holy, bedrijfsleider en keukenmanager van ”WildparkTaste – Made by Traube Tonbach”, de cateraar van de Karlsruher SC in het BBBank Wildpark. Het WK voetbal, eigenlijk een uitgelezen kans voor de horeca, speelt in zijn bedrijf nauwelijks een rol. ”Wat bij zwoel zomerweer overdag of in de vroege avond goed zou werken, vindt deels pas laat op de avond of midden in de nacht plaats. Dat verandert de calculatie aanzienlijk.”

Voor veel van zijn collega's uit de horeca zouden ook aspecten als het weer negatief meetellen, omdat dat elke wedstrijd, die buiten wordt vertoond, kan laten verregenen. Daardoor komen er kosten bij voor een weerbestendige set-up, net als voor techniek, extra personeel of licenties. ”Daarom“, aldus Sebastian Holy, ”vragen velen zich heel nuchter af: waarom zou ik om 22.00 uur nog schermen opstellen als ik misschien maar tot 23.00 uur drank mag schenken?”

Martin Vonhof, sales manager Retail en procuratiehouder bij Lacher Großküchen GmbH, bevestigt dit. Tot kort voor de start van het WK zag hij nog geen buitengewoon grote vraag naar horecabenodigdheden, meubilair, cateringapparatuur, en. ”In plaats daarvan vertrouwen onze klanten meer op bestaande concepten en reageren zij al naar gelang de situatie“, stelt hij vast. ”Bij dergelijke evenementen zie je steeds vaker beslissingen op korte termijn. Juist bij onzekere omstandigheden wordt veel pas heel laat vastgelegd of aangepast.”

Een strategie, die ook Rudi Vogel volgt. Zijn Vogelbräu in Karlsruhe heeft binnen ongeveer 150 plaatsen, in de biertuin bij volledige bezetting ongeveer 200. met die theoretische maximale aantallen calculeert hij echter nooit. ”Je moet ook niet roomser zijn dan de paus“, vindt hij. Wanneer iets op is, ”dan is datmaar zo. Dranken zijn geen issue, omdat wij als brouwerij goed bevoorraad zijn.” Bij het eten is meer “maatgevoel” nodig, vooral wat het verloop van het toernooi betreft. ”Wanneer Duitsland bijvoorbeeld in de halve finale staat, dekken wij ons beter in.”

Doorslaggevend is dus minder dat ene perfecte plan, maar het vermogen om zo nodig snel bij te sturen – ook bij het terugkerende thema van het weer, dat de omzet van de buitengastronomie in het warme seizoen zo sterk beïnvloedt. Rudi Vogel profiteert vandaag van beslissingen die oorspronkelijk uit de coronatijd stammen. Grote delen van zijn biertuin zijn uitgerust met zonneschermen, ook de televisies zijn beschermd. ”Daardoor kunnen we bij wisselvallig weer duidelijk flexibeler reageren en hoeven we niet elke wedstrijd meteen naar binnen te verplaatsen.”

Jens Block, directeur van het Ibis Styles Tübingen, ziet daarin echter geen groter probleem. Zijn hotel heeft een sportbar met ongeveer 50 zitplaatsen buiten en 120 binnen. Als het regent, wordt er binnen verder gekeken naar de wedstrijden – met pulled-beef-burgers, spareribs of loaded nacho's. Daarvan zal er tijdens het WK altijd voldoende aanwezig zijn, daarvan is hij overtuigd. ”We hebben in principe genoeg voorraad in huis.” Ook hier wordt dus niet voor elk denkbaar scenario extra ingekocht – en dat terwijl de bar voor 80 procent externe gasten ontvangt. Het format is bovendien bewust overzichtelijk: de sportbar opent om 15.00 uur, wedstrijden om 22.00 uur worden nog vertoond, maar partijen om drie of vier uur 's ochtends niet.

Sebastian Holy ziet dat in de praktijk ook zo. Voor hem zijn de B.PRO COOK kookstations bijzonder belangrijk, omdat gerechten daarmee ”binnen enkele minuten kunnen worden afgewerkt en uitgegeven“. Tegelijkertijd ontstaat er voor de gasten een frontcookingbelevenis. Ook verwisselbaar kookgerei helpt om in korte tijd verschillende gerechten te kunnen aanbieden.

Een ander punt is het transport. Gerechten moeten niet alleen warm of gekoeld van A naar B, maar ook in de gewenste kwaliteit aankomen. Holy verwijst hier naar de B.PROTHERM E: juist bij vlees blijft de gewenste gaarheid twee tot drie uur stabiel. Aansluitend kunnen de gerechten op de mobiele grillplaat kort worden afgewerkt.

Bij ”WildparkTaste“ worden bovendien de voedseltransportwagens voor banket intensief gebruikt. Holy herinnert zich een voetbalevenement afgelopen zomer, waarbij ook de Duitse voetbalbond aanwezig was. Achteraf werden de wagens uitdrukkelijk geprezen, omdat de gerechten daarmee hygiënisch en tegelijk visueel aantrekkelijk door de hospitalityruimten werden getransporteerd. ”Dat werd zelfs met mobiele telefoons’ vastgelegd“, vertelt Holy.