„We beslissen veel intuïtief”

De zaak draait op volle toeren. Wanneer bij evenementen zoals het WK voetbal de bal rolt, is het in de „Vogelbräu” in Karlsruhe al meer dan 40 jaar extra levendig, ook de vestigingen in Durlach en Ettlingen profiteren daarvan. Ook in deze weken komen er weer heel wat fans naar eigenaar Rudi Vogel die de wedstrijden samen willen beleven. Hoe groot de toeloop zal zijn, weet de horecaondernemer van tevoren echter nooit precies. „We beslissen veel naar gelang de situatie”, legt hij uit.

Daarmee staan Rudi Vogel en zijn team niet alleen. Het WK 2026 brengt door bijzondere randvoorwaarden enkele onzekerheden met zich mee in de planning. Voor horeca en eventcatering betekent dat: Niet elk evenement dat in principe mogelijk zou zijn, laat zich ook betrouwbaar doorrekenen.

Veel onzekerheidsfactoren zijn niet pas met het WK ontstaan, waaronder stijgende kosten, schommelende gastenaantallen en niet in de laatste plaats het weer. Een goede planning blijft de basis. Maar doorslaggevend is in toenemende mate de flexibiliteit van de verantwoordelijken. Die begint bij aanpasbare concepten en reikt tot aan de cateringapparatuur.

Voor het WK 2026 komen daar nog verzwarende randvoorwaarden bij: Een in vergelijking met eerdere toernooien bijzonder groot aandeel van de wedstrijden valt in de Duitse nacht. „Het doorslaggevende punt zijn de speeltijden”, bevestigt Sebastian Holy, bedrijfsleider en keukendirecteur van „WildparkTaste – Made by Traube Tonbach”, de cateraar van de Karlsruher SC in het BBBank Wildpark. Het WK voetbal, eigenlijk een uitgelezen kans voor de horeca, speelt in zijn bedrijf nauwelijks een rol. „Wat bij zwoel zomerweer overdag of in de vroege avond goed zou werken, vindt deels pas laat op de avond of midden in de nacht plaats. Dat verandert de calculatie aanzienlijk.”

Voor veel van zijn collega's uit de horeca zouden ook aspecten zoals het weer negatief meetellen, omdat dat elke wedstrijd die buiten wordt uitgezonden, kan vergallen. Daar komen kosten bij voor weerbestendige set-ups, net als voor techniek, extra personeel of licenties. „Daarom”, aldus Sebastian Holy, „vragen velen zich heel nuchter af: Waarom zou ik om 22.00 uur nog televisies opstellen als ik misschien maar tot 23.00 uur drank mag schenken?”

Martin Vonhof, salesmanager retail en procuratiehouder bij Lacher Großküchen GmbH, bevestigt dit. Tot kort voor de start van het WK kon hij nog geen buitengewoon grote vraag naar horecabenodigdheden, meubilair, cateringapparatuur & dergelijke vaststellen. „In plaats daarvan vertrouwen onze klanten meer op bestaande concepten en reageren zij naar gelang de situatie”, stelt hij vast. „Beslissingen op korte termijn nemen bij zulke evenementen in principe toe. Juist bij onzekere randvoorwaarden wordt veel pas heel laat vastgelegd of aangepast.”

Een strategie waarnaar ook Rudi Vogel handelt. Zijn Vogelbräu in Karlsruhe heeft binnen ongeveer 150 plaatsen, in de biertuin bij volledige bezetting ongeveer 200. Tot de theoretische maximumhoeveelheid calculeert hij nooit. „Je moet ook niet roomser zijn dan de paus”, vindt hij. Als er eens iets opraakt, „dan is dat nu eenmaal zo. Dranken zijn geen groot thema, omdat wij als brouwerij overeenkomstig goed bevoorraad zijn.” Bij eten is meer gevoel voor maat nodig, vooral wat het verloop van het toernooi betreft. „Als Duitsland bijvoorbeeld in de halve finale staat, slaan we dienovereenkomstig meer in.”

Doorslaggevend is dus minder dat ene perfecte plan, maar het vermogen om indien nodig snel bij te sturen – ook bij het steeds terugkerende thema weer, dat de omzet van de buitengastronomie in het warme seizoen zo sterk beïnvloedt. Rudi Vogel profiteert vandaag van beslissingen die oorspronkelijk uit de coronatijd stammen. Grote delen van zijn biertuin zijn uitgerust met zonneschermen, ook de televisies zijn beschermd. „Daardoor kunnen we bij wisselvallig weer duidelijk flexibeler reageren en hoeven we niet elke wedstrijd meteen naar binnen te verplaatsen.”

Jens Block, directeur van het Ibis Styles Tübingen, ziet daarin echter geen groter probleem. Zijn hotel heeft een sportsbar met ongeveer 50 zitplaatsen buiten en 120 binnen. Als het regent, wordt er binnen verder gekeken naar de wedstrijden – met pulled-beefburgers, spareribs of loaded nacho's. Daarvan zal er tijdens het WK altijd voldoende aanwezig zijn, daarvan is hij overtuigd. „We hebben in principe genoeg goederen in huis.” Ook hier wordt dus niet voor elk denkbaar scenario extra voorraad vastgelegd – en dat terwijl de bar voor 80 procent externe gasten ontvangt. Het format is bovendien bewust overzichtelijk: De sportsbar opent om 15.00 uur, wedstrijden om 22.00 uur worden nog vertoond, partijen om drie of vier uur 's ochtends daarentegen niet.

Sebastian Holy ziet dat in de praktijk vergelijkbaar. Voor hem zijn de B.PRO COOK kookstations bijzonder belangrijk, omdat gerechten daarmee „binnen enkele minuten kunnen worden afgewerkt en uitgegeven“. Tegelijkertijd ontstaat er voor de gasten een frontcooking-beleving. Ook verwisselbare kookopzetstukken helpen om in korte tijd verschillende gerechten aan te bieden.

Een ander punt is het transport. Gerechten moeten niet alleen warm of gekoeld van A naar B komen, maar ook in de gewenste kwaliteit aankomen. Holy verwijst hier naar de B.PROTHERM E: Vooral bij vlees blijft de gewenste gaarheid twee tot drie uur stabiel. Aansluitend kunnen de gerechten op de mobiele grillplaat kort worden afgewerkt.

Bij „WildparkTaste“ worden bovendien de banket-voedseltransportwagens intensief gebruikt. Holy herinnert zich een voetbalevenement afgelopen zomer, waarbij ook de Duitse voetbalbond ter plaatse was. Achteraf werden de wagens uitdrukkelijk geprezen, omdat de gerechten daarmee hygiënisch en tegelijk visueel aantrekkelijk door de hospitalityruimtes werden getransporteerd. „Dat werd zelfs met mobiele telefoonfoto's gedocumenteerd“, zegt Holy.